OA办公系统的好处有哪些?企业选择OA办公系统要注意什么?

2018-3-20 14:31:07 来源:纷享销客

  OA办公系统在现在的市场中应用是比较广泛的,人们对于OA办公系统认可也是到位的,但是对OA办公系统的认识却没有那么的到位。想要利用好一个产品,首先我们要了解它,之后才是利用它。今天我们就来看看关于OA办公系统的知识,聊聊OA办公系统有哪些好处,企业在选择时要注意什么。

  OA办公系统的概念大家应该都清楚,那么OA办公系统给企业带来的好处是什么呢?主要有以下几点:

  第一,OA系统提高企业信息化管理

  OA办公系统主要以工作流提高企业工作效率。工作节点的设置系统解决了工作任务和文件的处理问题,单据的审批、签章不会受上级或相关部门时间或空间上的限制,系统自动提醒和电子化处理节省大量时间和人力,多变的工作流处理方式提供事件多种解决渠道。

  第二,OA系统无纸化办公降低企业运营成本

  企业每天处理大量事务需要纸张、办公耗材,难免造成浪费。OA系统实现信息化办公,原本需要在纸面上形成的文件完全由系统文件代替,不仅节约成本,而且解决大量文件存放的空间问题和查找问题。

  第三,强化任务安排,职责明确

  OA办公系统按照不同部门安排职责,将职责问题规范化,系统中的待处理问题清晰可见,避免因忙碌或其他突发事件造成的遗忘或权责不清。

  第四,消除信息孤岛

  OA办公系统在企业部门由于其信息和资源的共享性,通过数据交换、采集、组织、打包,并通过信息门户向所有使用OA系统的企业员工按其权限提供信息服务,打破了信息孤岛和资源孤岛,企业各部门因OA系统实现数据、信息共享,使行政管理工作集中化、流程化、规范化,达到资源的有效共享。

  第五,加强企业内部资源管控

  OA办公系统的安全性保证了企业内部资源不会因人员的流失或网络被攻击而泄密。传统模式下的企业因人才流失而丧失大量的客户资源和文件性企业机密,而OA系统设置了内部资源下载的权限和客户资源的统计功能,其避免了内部员工在使用过程期间因私人或不利目的给企业造成的侵害。

  企业在选择OA办公系统时,一定要从企业的自身考虑,通过自身的需求来确定OA办公软件,在选择OA办公软件时要注意以下几点:

  1.很多企业上OA都是因为异地办公,沟通不便,或者是人员增多,管理协调难度增大,这只是上OA的初衷。但是由于对OA没有一个清晰的定位,所以无法围绕定位去甄选合适的产品,只是一味在比功能强大,而在类似的菜单名词之下,不同厂家提供的产品都会在不同的方面表现得有不一样的强大,最终让用户陷入迷茫,只能比比价格,找不到适合自己的产品;

  2.中小企业往往没有太多使用管理软件的经验,对软件需求的描述大多数也是一个很粗很泛的状态,但是在软件使用了一段时间之后,就会出现由于所谓需求不满足的情况,于是便抱怨软件不好用,反而束缚了工作的说法;

  3.基于以上背景,归纳起来,选OA首先要有一个清晰的定位,到底是选单一的简单事物沟通、知识共享的OA,还是重点在业务、行政、人事、财务过程管理的OA,还是含有一些周边管理软件功能的OA,甚至对于行业没有类ERP软件的企业,是否应该在OA中构建其业务系统,到底哪个定位是自己要的。其次,为尽量避免“明日需求”不能满足的情况,所选OA一定要有足够的灵活扩展性,再次,OA作为一个全员要用的软件,快速上手,使用方便很重要,强大而不宜用的软件最终还是会被广大群众舍弃。

  以上这些就是今天要跟大家分享的有关于OA办公系统的全部内容了,如果大家对于OA办公系统还有哪些不懂的,可以到纷享销客的官网去详细的了解。

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