企业使用OA软件可以做哪些以及OA软件的优缺点是什么

2018-3-19 14:33:47 来源:纷享销客

  时代在发展,科技在进步,人们办公的需求也在不断的变化,之前传统的办公软件已经不能满足当下企业的需求,新的办公软件是所有企业都渴望的,OA软件的出现是科技发展的结果,也是市场需求的结果,使用OA软件来代替传统的办公软件,不仅可以优化现在的办公程序,还可以有效的提高办公效率,增加企业的市场竞争力。下面我们就来看看OA软件到底都能做到哪些。

通过OA软件我们可以做到哪些?

1、 建立内部的通信平台。

  建立单位内部的邮件系统、及时通讯系统、论坛、博客等,使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

  2、 建立信息发布的平台。

  在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解企业的发展动态。

  3、 实现工作流程的自动化。

  变革了单位传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公,充分发挥信息共享功能,以及协调单位内各部门协同工作,减少工作中复杂环节。

  4、 辅助办公。

  它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。

  5、 节省企业的办公费用支出。

  将传统的纸张填写过程电子化,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代化的标志。

  OA软件的优势在哪里?

  OA办公软件通过计算机网络实现了虚拟的协同工作平台,使各部门可以对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理,提高了信息交流的效率和共享程度,相对传统的工作方式,大大提高了办公效率,减轻了工作负担,节省了办公费用,从而实现了办公无纸化、信息共享化、决策科学化。

  1、节省工作成本,利于文件传阅管理

  与过去对纸质文件的审阅方式相比,通过OA办公软件处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张,降低办公成本。领导可直接在OA办公软件上阅读、审批和修订电子文件,并保留阅读和修改的痕迹,解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题;而且,电子文件在OA办公软件上可同时向多人传阅,缩短了文件传阅的周期,杜绝了纸质文件丢失的可能性。

  2、方便检索查阅,促进信息共享

  OA办公软件中的公用文档、公共信息和通知公告等功能模块是各部门共享信息资源的平台,员工可通过OA办公软件及时了解全院的最新信息,有利于部门之间的沟通与合作。OA办公软件上强大的条件检索功能为员工快速查找文件资料提供了极大的便利,解决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题,从而提高搜集文件资料的效率。

  3、增强监控能力,提高行政管理水平

  OA办公软件能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安排、办文情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况,并具有催办督办和自动提醒的功能,一方面防止了延误业务办理时间的情况,另一方面有利于管理员的全局监控,及时发现问题并及时协调解决。此外,在OA办公软件上处理的流程步骤都留有审批痕迹,具有可追溯性,方便日后的查阅和管理。

  4、提高工作效率,打造优秀团队意识

  OA办公软件的信息传递、日程安排等功能模块,极大地提高了员工之间的协作效率与沟通能力,打造了凝聚力较强、工作效率较高,并且具有快速反应能力的优秀团队。通过设立工作论坛等模块,更及时有效地加强了领导与员工之间、员工与员工之间的交流和互动,员工之间互相取长补短,共同学习,共同进步,促进了业务水平的提高,增强了团队合作精神。

  OA办公软件的缺点:

  1、因保密问题无法实现OA办公软件的分布式办公功能

  2、OA办公软件没有充分与其他信息管理系统结合

  以上这些就是今天要跟大家分享的有关于OA软件的全部内容了,大家在看完之后应该会对OA软件有更全面的认识和了解。如果大家对OA软件还有什么疑问,可以登录纷享销客的官网来详细了解。

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