企业该如何正确的选择OA系统?

2018-3-2 15:03:56 来源:纷享销客

  OA系统是当前应用比较广泛的一个系统,许多的企业在使用的过程中都会出现有好有坏的情况,出现这种情况一般不是因为对产品的不了解造成的,就是没有选择对的OA系统。前者我们可以通过学习来弥补,但是一旦选择了不合适的OA系统是没有办法弥补的。所以说一个企业想要使用OA系统,选型上面很重要。下面我们就来说说关于OA系统选择的一些知识点,以供大家来参考。

  根据对行业的了解以及前者的经验,我们可以把选择OA系统的过程分为四个步骤:

  第一步、品牌为先,综合考量选型

  OA行业经历二十年的发展,品牌格局已经基本稳定。品牌影响力可以反应出产品质量、功能应用成熟度、售后服务等方便能力的强弱,企业用户通过品牌可以更便捷的对OA做出综合评价。有数据显示,品牌影响力已经是采购OA的首要考量因素。

  第二步、理清需求,时刻做好沟通

  企业要用好OA系统,首先要确定自己的需要,包括当前的核心需求以及未来几年的潜在需求。需求确定要具体、集中,不要泛泛,比如我就想提高工作效率。这些需求不清楚是无法选择适合自己的OA的。

  OA系统实施之后经常会遇到的一些典型问题如流程梳理、管理对接、系统设置、需求变更乃至二次开发等。其中最困难的两个问题恐怕还是管理对接和需求变更,前者是如何将OA系统与企业的管理实践完美融合,通过OA系统实现管理制度的落地和保障执行。后者是如何对需求变更进行有效的管理,既确保项目的顺利实施和按期交付,又满足用户合理的个性化需求。

  OA系统的应用应该循序渐进、坚持不懈。它要完全融入企业需要一个过程,不是一蹴而就的。只有按照既定的目标,一步一步去实现,才能够达到预期效果。另外,OA系统只是一个工具,首先需要企业有正确的组织文化和管理制度,指望OA系统来变革企业管理是不现实的。它只能是协助企业管理,完善企业管理,提升企业管理。它需要企业至上而下持续的支持和坚持。

  不管是什么问题,解决之道都在于沟通,包括厂商实施人员和企业项目主管间的沟通,以及企业内部各相关人员的沟通。沟通建立在坦诚和理解的基础上,只要沟通顺畅了、到位了,那么问题就容易解决。

  第三步、 充分试用,把握OA核心功能

  不要完全相信方案,那么相信什么呢?产品。只有认真的研究、测试产品,才是了解一个产品最有效、最直接的办法。

  在OA软件行业,有远见的厂商一直在大力提倡和鼓励用户试用产品,比如纷享销客。企业不妨结合这种试用手段,将自己的核心需求,将代表性的流程、表单、报表等功能试用一下,再看看操作是否容易上手。如果感觉差不多,就可以和厂商进一步沟通,如果差距太大,那么就可以放弃了。

  当然也有一些选型者在试用的过程中更加摇摆不定,总觉得哪种功能都好。这个时候就需要把握自己的核心需求了。选型者必须带着目的和问题去试用,这样才有针对性,才能和自己的需求相匹配。可能有的系统看起来不错,却并不适合自己。

  第四步、 正确估算成本,不做一锤子买卖

  很多客户的CIO或者信息化负责人,在评估OA软件的成本是,只是简单的考虑到公司在OA软件项目上的预算和供应商的报价,而忽视了OA软件部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、将来数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等,因此往往陷入“捡了芝麻、丢了西瓜”的尴尬境地。

  OA办公系统不是一次性投资,而是一个持续的投资过程,除非你采购系统后,对系统不做任何的改动,也不需要任何服务。对某些企业来说,系统使用的后期成本都可能会超过采购成本,这都是正常现象。

  会有哪些后期成本呢?主要是实施的成本、二次开发的成本、增加用户账号的成本,以及正常服务的成本。中国企业交纳服务费的意识非常淡薄,因此主要成本还是集中在前几项。对选型者来说,必须清楚的了解这几项成本的构成,以及收费方式,提前做好预案和准备,否则当后期厂商提出收费的时候,就会非常被动。

  通过以上内容我们可以学习到关于OA系统选型的一些知识,但是OA系统选型成功并不代表着企业就拥有了成功的OA系统。选择成功只是意味着企业有了成功的基础,在后期的实施和维护过程中还是很重要的。

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