为什么OA系统比传统办公系统受欢迎?

2018-2-27 15:28:32 来源:纷享销客

  什么是OA系统?为什么OA系统比传统办公系统更加受欢迎?对于那些不了解OA系统的人来说,确实不太好理解,但是如果大家在了解了OA系统之后,相信这个问题就不难理解了。OA系统是目前应用比较广泛的新型办公系统,它的优势是传统办公系统不能比拟的。下面我们就具体来看看。

  首先我们来看下什么是OA系统,OA系统就是办公自动化,是面向组织的日常运作和管理,员工及管理者使用频率最高的应用系统,自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来,OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展,并成为组织不可缺的核心应用系统。主要推行一种无纸化办公模式。

  传统办公有着怎样的弊端?

  我们都知道,传统办公主要承担着上传下达、办公物品管理、档案管理、制度实施过程中的监督以及其它事务办理等工作。在传统的办公模式中,工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制。就一般而言,办公管理离不开文件的制作、修改、传递、签定、保存与存档。部门内部及部门之间的任务完成完全靠人力或借助传统的交通工具等手段完成。

  但是随着现代化的不断发展,传统办公的弊端也逐渐显现出来,比如管理模式陈旧,办公只与自己业务密切相关的部分有联系,企业内的各种信息被分成了一个个孤岛;管理成本也较为昂贵,人力资源和办公资源经常被闲置或利用率低;办公效率和管理效率低下等等。所以为解决这些管理上的不足,人们想出了一个新的办法:OA办公系统管理。

  OA协同办公平台有利于节约行政开支,节省人力、财力。同时,在全局内部建立一个高效的协同管理工作平台和集中的信息整合呈现平台,形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围,建立健全组织文化,实现真正的以人为本。OA系统的优势和作用主要有:

  1、效率大大提高:

  由于当前办公系统的条件所限,目前各类公文、政令的传递速度有时不够及时迅速,应变能力较差。而采用协同OA办公系统后有望改变这一情况,一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈,从而大大加强了政令推行的实效性,使工作效率得到极大提高。

  2、节约大量资源:

  首先是纸张的节约。现在每天发放公文、通知、工作计划等大量文件,办公用纸也是一笔不小的费用。引进协同OA办公系统,一年至少可为公司节省办公用纸及其耗材的费用。其次是时间的节约,引入协同OA办公系统后,公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等流程都可以在OA系统上进行,省去了许多不必要的麻烦,为公司深入开展各项工作节约了宝贵的时间。

  3、功能全面便捷:

  采用协同OA办公系统后,其他应用系统都可以集成到OA系统做接口,网站发布信息、文件归档工作等,都可利用OA模块的相关系统来处理,进行起来更加简捷方便、得心应手。

  4、利于信息整合:

  协同OA办公系统的信息报送模块有助于集团各部门更好地采集与处理信息,同时我们还可利用系统对信息进行筛选、分类、整理与归纳,使之转换为集团工作的重要参考依据。从而实现资源整合、信息共享,进一步发挥信息资源的社会效益与经济效益。

  综上所述,我们可以看出OA系统是时代发展的必要产物,随着科技的不断发展,办公的方式和效率也是在不断的提升。OA系统的应用是大趋势,而且应用方便有效率。因此OA系统会比传统的办公系统更加受欢迎。

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