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移动协同办公的优势是什么?企业该如何选择?

2018-3-21 14:51:40 来源:纷享销客

  移动协同办公是最近才在市场中流行起来的办公软件,移动协同办公是OA办公软件和智能终端相结合的产物,同时具备了两者的优势,对于企业的作用也是大大的增加。那么移动协同办公的优势主要是什么呢?体现在哪里?企业想要应用移动协同办公系统时要注意哪些?今天我们就来聊聊这些知识。

  首先我们来看移动协同办公系统优势:

  1、无需企业投入设备,利用互联网或员工手机作为沟通工具,降低业务部署难度;

  2、企业员工工作消息(项目讨论、事件公告与通知、日常办公文件和邮件等)统一到达桌面系统或个人终端,提高企业工作效率;

  3、可以实现随时随地办公,加快信息流转速度,为企业运营开辟捷径;

  4、提高企业办公效率,并且降低企业办公成本。

  想要知道移动协同办公系统的优势体现在哪里,我们可以通过下面移动协同办公系统对企业的帮助来看出,移动协同办公系统对企业的帮助主要有:

  1、沟通与交互能力:公文、即时沟通、通讯录,多个栏目构建的沟通与交互方式可以承载各种需要处理的事件。

  2、数据获取与共享能力:手机硬盘以及配套的权限管理,可以让外出的工作人员随时获取其需要的数据,并分发给同事、客户或渠道。

  3、掌控与决策能力:管理层可远程安排员工的工作任务,并查看其进度,了解相关问题。

  4、应变与快速反应能力:通过Push技术,可以使决策者或工作人员具备更快的反应能力,更快的响应是在紧张的竞争中击败对手的法宝。

  5、扩展工作范围的能力:老板可不希望员工因为在出租车上无法处理客户的紧急邮件而听到客户的抱怨。员工也希望企业为其配备更强大的支持。

  企业在选择移动协同办公系统时要注意什么?一个企业在选用移动协同办公系统时都需要注意以下几个方面:

  1、关注OA的本质

  选型小组的负责人要深刻认识到OA软件是全员信息化,其本质是全员工作模式和企业管理模式的一次变革,在现在的选型过程中,可能涉及到较多的部门,在未来的应用推广过程中,一定是一把手工程,因此要基于全员去安排需求调研、产品选型、应用推广和集成整合等工作安排和工作节奏。

  2、关注核心价值

  OA软件的应用范畴涉及到所有知识性员工,是全员信息化的第一台阶。既然是全员应用,提高全员的工作效率而不是某个部门、某个领导、某个人的效率,成为OA软件的核心价值定位,如果以通用性和经常性两个纬度对OA软件的功能进行筛选的话,OA软件的核心应用是:流程审批、协同工作、公文管理(国企和政府机关)、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具(计算机、万年历等)。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有功能模块评估的话,基本上遵循80:20定律,其中的工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值,而其余的模块带来20%的价值

  因此抓大放小,重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准,成为产品选型的不二选择。

  3、、关注厂商态度

  OA软件是涉及到全员使用的管理软件,因此采购OA软件与采购财务软件、硬件设备不同,不是简单的、一次性的买卖交易,而是持续一年甚至多年的管理变革、咨询和人工服务,在这个过程中,需要持续不断的与厂商互动,来解决实施、应用、推广过程中遇到的各种需求变更、BUG处理、功能调整、软件集成等等问题。

  在持续出现的、纷繁复杂的问题面前,客户如果面对的只是一个普通销售人员或者普通实施人员,是无法调动整个组织进行资源协调和支持的,因此选择产品的同时,也要重点考察OA厂商的态度,判断他们是否重视你,选择一个爱你的人,远比选择一个你爱的人重要。

  而管理软件领域内,众所周知的潜规则是:领导只参与和出席公司认为重要的项目选型,领导的级别越好,说明对你越重视,也意味着过程中遇到问题后,资源协调到位的可能性越大。

  4、关注成本控制

  很多客户的CIO或者信息化负责人,在评估OA软件的成本时,只是简单的考虑到公司在OA软件项目上的预算和供应商的报价,而忽视了OA软件部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、将来数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等,因此往往陷入“捡了芝麻、丢了西瓜”的尴尬境地。

  一个企业想要成功的实施移动协同办公系统,不仅要注意以上这些,还要通过自身企业的需求来选择,因为只有适合自己的才是最好的。

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